l'expertise d'emergence
au service de votre congrès

commercialiser les partenariats

  • Conception d’une offre commerciale spécifique adaptée à votre évènement et au marché.
  • Déclinaison des prestations de visibilité.
  • Définition des coûts.
  • Adaptation du cadre juridique aux lois anti-cadeaux (déclaration CNOM/ARS, contraintes de communication et de délais).
  • Anticipation des alternatives présentiel/digital.
  • Une base de contacts industriels qualifiée et régulièrement mise à jour.

générer
des inscriptions

  • Qualification et mise à jour de bases de données nouvelles et existantes, spécifiques à chaque évènement.
  • Maîtrise du fonctionnement et des canaux de communication du secteur de santé public et libéral.
  • Stratégie digitale et activation des réseaux sociaux.
  • Conception, création charte graphique congrès déclinée sur supports : site internet dédié, plateforme abstracts, page évènement réseaux sociaux, application congrès, signalétique sur site.

maîtriser les coûts et la qualité des prestations

  • Les prestataires/fournisseurs : salles, traiteurs, technique, hôtellerie, imprimeurs, routeurs, standistes, sécurité, accueil…
  • Rédaction des cahiers des charges.
  • Mise en concurrence (prix, qualité, juridique).
  • Encadrement et suivi des prestations.

coordonner et organiser
votre évènement

  • Organisation et compte-rendu des réunions, secrétariat scientifique (programme).
  • Coordination de l’ensemble des prestataires et fournisseurs.
  • Conception et création des plans d’implantation de tous les espaces.
  • Gestion de la sécurité, déclaration administratives.
  • Gestion jour(s) J. Accompagnement : intervenants, congressistes, partenaires.
  • Suivi de projet régulier en fonction de vos disponibilités : partage de tous les documents en temps réel (budget, inscrits, partenaires, prestataires, rétroplanning, plan de communication).
  • Prise en charge des intervenants (transport, hébergement, rappel interventions, support en cas de grèves ou imprévus).

gérer
vos inscriptions

  • Accès en ligne en temps réel à la liste des inscrits.
  • Standard téléphonique avec réponse directe par notre équipe projet, pas de robot ni file d’attente.
  • Formulaire d’inscription en ligne personnalisé.
  • Tous moyens de paiement dont prise en charge Formation Continue et gestion bons de commande (par exemple pour un laboratoire de recherche).

financer
votre évènement

  • Emergence produit votre évènement : vous n’avez rien à payer, ni acompte ni solde. Avance de trésorerie pour payer les fournisseurs – prestataires dont la salle. Engagement de la responsabilité juridique et financière d’Emergence auprès d’eux.
  • Montant de nos prestations proposé clairement dans un devis, préalablement à la signature du projet.
  • Votre évènement est financé, les bénéfices sont reversés à l’association de votre choix.

Pour votre congrès, emergence assure sa disponibilité
en dédiant une équipe à votre évènement

Un binôme de chefs de projet dédié à votre congrès

Un interlocuteur privilégié vous accompagne avant, pendant et après votre congrès. Il sécurise la mémoire de votre projet en la partageant avec son binôme et son équipe.

+ une équipe projet =
un projet sécurisé

Chargés de congrès, développeurs, graphistes, techniciens… mettent en œuvre leurs expériences et leurs complémentarités pour la réussite de votre évènement.

Suivi de projet régulier en fonction de vos disponibilités

Partage de tous les documents en temps réel : budget, inscrits, partenaires, prestataires, intervenants, rétroplanning, plan de communication, comptes-rendus de réunion…

Après COVID : un cadre juridique renforcé

Pour défendre les intérêts des sociétés savantes, de nouvelles solutions pour les congressistes et partenaires avec une transformation automatique du format de l’évènement vers le digital.